邮件礼仪

主题（Subject）

  • 大小写

主题除了 “a”、 “an” 、“and” 、“at” 、“but”、 “by” 、“for” 、“in”、 “nor”、 “of” 、“on” 、“or”、 “so”、 “the” 、“to” 、“up” 和 “yet” 外，一律大写。

示例：

正确：Dynamics CRM plug-in registration error

错误：Dynamics crm plug-in registration error

  • 添加项目简称/名称

例如，我和同事李小明同时在做一个叫 “STZ售后服务管理系统” 项目 “GP售前管理系统” 项目，那么主题栏可以写

“ [STZ售后服务管理系统] XXX 会议 ”

正文

内容必须简洁、清晰、明确。常用 “有序/无序列表” 或 “表格” 进行表述：


1. 第一件事
    （1）xxxx
    （2）xxxxxxxxxxxxx
2. 第二件事
    （1）xxxx
    （2）xxxxxxxxxxxxx

附件

  • 如果附件很多

将每个附件的文件名加上编号，并在邮件中附上如下表格：

No.附件名描述备注
1
2
3
…

关于格式

  1. 字体尽量统一，一般正文字体都是用宋体或者微软雅黑，字号用五号
  2. 字体颜色不要花里胡哨，除非特殊的可用不同颜色标记，颜色尽量在3种以内

字体及字号（个人）：

  • 中文

    • 宋体
    • 11号 或 12号

  • 英文

    • Arial
    • 11号 或 12号

关于收件人

  1. 收件人是主送人
  2. 发给级别不同的人时，按照从级别高到低的顺序排列（部分人会关注）

开头称呼语

  • 写给熟悉的朋友、同事

可以直接写 Hi / Hello 加上对方的名字

例如： Hi Rickey / Hello Rickey

  • 写给领导、长辈等正式邮件

Dear 【Mr. ∕ Ms.】 + / 对方姓氏 / 对方全名 / 职位 /

关于 Mr. ∕ Ms.
WordDes
Mr.（先生）是 Mister 的缩写，适用于所有成年男性，不论婚姻状况。
Ms.（女士）适用于所有女性，无论已婚还是未婚，尤其在不知道或不想强调婚姻状况时使用
Miss（小姐）传统上用于未婚女性，但现代用法有所减少，许多女性更倾向于用 Ms.
Mrs.（夫人）只能用于已婚女性，传统上会在后面加上丈夫的姓氏（例如 Mrs. Smith，表示某位 Smith 先生的妻子），但现在有些女性结婚后仍保留自己的姓氏，使用 Mrs. 自己的姓氏 也是可能的

现代英语中，Ms. 更加中性和普遍，尤其在正式场合或职业环境中，很多女性会选择 Ms. 而不是 Miss 或 Mrs.。

结束语句

如果您有任何问题，欢迎随时告知。

If you have any questions, please feel free to contact me.

我很期待收到你的回复。

I’m looking forward to your reply.

结尾用语

正式

  • Yours sincerely, ∕ Sincerely
  • Yours respectfully, ∕ Respectfully
  • Best regards,
  • Best wishes,
  • Cordially, （诚心的意思）

非正式

  • Cheers, (干杯、谢谢)
  • Best,
  • As ever,

如果是中文，可以写 “祝一切顺利” 、“祝身体健康，工作顺利” 、“祝生活愉快” 等。

模板

中文

通用的中文邮件模板

主题： [邮件主题]

尊敬的[收件人姓名]：

您好！

我希望这封邮件能找到您安好。我写信是为了[简要说明邮件的目的，例如：询问某事、跟进某事、请求相关信息等]。

[在这里详细说明邮件内容，注意逻辑清晰、言简意赅。如果内容较多，可以分段书写，以提高可读性。]

如果您需要进一步的信息，请随时与我联系。我非常感谢您的时间，并期待您的回复。

此致，敬礼！
[您的姓名]
[您的职位（如果适用）]
[您的公司/组织（如果适用）]
[您的联系方式]

英文

通用的英文邮件模板

Subject: [Your Subject Here]

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well. I am writing to [briefly state the purpose of your email, e.g., inquire about, follow up on, request information regarding].

[Provide more details about the reason for your email. Be clear and concise. If necessary, break it into short paragraphs for readability.]

（选择）If you require any additional information, please do not hesitate to let me know. I appreciate your time and look forward to your response.

（选择）I’m looking forward to your reply.

Best regards,
[Your Name]
[Your Position (if applicable)]
[Your Company/Organization (if applicable)]
[Your Contact Information]